Aprenda a calcular os gastos reais do seu escritório

27 de março de 2018Empreendedorismo, Escritório, Tutoriais
Sala de reunião grande e um andar alto de um prédio.

Se estabelecer em um escritório é o sonho de qualquer empresário, mas também é o pesadelo do final de mês de todos eles. Por isso que no post de hoje você irá aprender a calcular os gastos do seu escritório, e ainda irá levar uma planilha que simula os custos para você 😉

A maioria das empresas só considera o valor de aluguel e condomínio, mas esquece que existem outros gastos embutidos na conta.
Por exemplo, você sabia que o espaço físico utilizado por uma empresa, representa uma parcela grande nos custos dela? Se sua empresa estiver alugando um espaço essa relação Custo Escritório x Custo Total da Empresa aumenta cada vez mais.

Vamos focar essa postagem em empresas que estão procurando um espaço para locação, já que é a realidade do mercado brasileiro.

Ok, aluguei uma sala, montei o escritório… Mas e agora?

Ao locar um imóvel, não pense que os custos acabaram, eles só estão começando! De início é fácil, você terá que por na conta esses três itens:

  • Valor do Aluguel
  • Condomínio
  • Luz

Agora vou deixar algumas perguntas para você responder mentalmente:

  1. Sua empresa utiliza serviços de telefonia e internet?
  2. Terá ar condicionado na sala?
  3. A sala terá banheiros?
  4. Irá receber clientes, parceiros ou prospects na sala?
  5. Precisa de uma sala de reunião?

Se a resposta foi sim na maioria delas, adicione na conta os seguintes itens:

  • Telefonia
  • Internet
  • Custo extra de Luz devido ao uso de Ar Condicionado
  • Faxineira
  • Recepcionista para atender seus clientes e ligações
  • Custo extra de aluguel devido a necessidade de uma sala de reunião

Já viu que nem começamos a colocar números e a coisa já parece ter ficado salgada!

La dolorosa! (A conta)

pessoas fazendo cálculo dos gastos de escritório

Vamos fazer uma conta básica: Supondo que você alugue um espaço de 80 m² na barra da tijuca, com sala de reunião, copa e um banheiro.

Utilizando a nossa planilha de cálculo, chegamos a conclusão que seu custo seria mais ou menos esse:

  • Condomínio: 1.123,20 /mês
  • IPTU: 1.643,40 /mês
  • Aluguel: 2.808,00 /mês
  • Telefonia: 50,00 /mês
  • Internet: 70,00 /mês
  • Luz: 180,80 /mês
  • Faxineira: 480,00 /mês
  • Recepcionista: 1643,40 /mês

TOTAL: R$ 6.916,20 / mês

Esse é um cálculo para custos mensais, mas lembre-se, sua empresa terá que arcar com custos de mobiliário, ar condicionado, mantimentos e outros.

As  Surpresas

gato assustado com o custo do escritório

Como em qualquer imóvel, existe o custo de manutenção do imóvel. Geralmente contratos de locação atribuem responsabilidades para ambas as partes relacionado a isso, depende do tipo de acordo que sua empresa fizer.

Levando em conta que esse mesmo imóvel hipotético que simulamos acima, esteja em perfeitas condições e você seja responsável pela manutenção básica do imóvel.

No mínimo a cada 2 anos ele precisará ser pintado e alguns móveis consertados/trocados.

E nem venha com o papo de:

“Não preciso pintar meu escritório, me garanto na qualidade do meu produto…”

Seus clientes não vão gostar de visitar um local com as paredes riscadas e manchadas, e vão fazer ele refletir. Afinal se essa empresa não cuida do seu próprio espaço de trabalho, imagina como irá cuidar dos seus clientes?

Se você mora no Rio de Janeiro, sabe que o nosso verão é impiedoso no que diz respeito a altas temperaturas, e aparelhos de ar condicionado precisam de manutenção…
Esse tipo de manutenção em aparelhos fundamentais para o dia a dia do seu negócio geram um custo extra, tanto mensal (manutenção periódica) quanto sazonal (possíveis quebras).

Sem contar os reparos de maior complexidade que demandam mais tempo e dinheiro para serem realizados, como possíveis infiltrações em paredes, problemas elétricos e etc..

Se é tão ruim assim, o que eu faço então?

Calma, não estamos aqui para desmerecer o conceito de aluguel de escritório ou quem está procurando alugar um. Se sua empresa tem um modelo de trabalho que necessita de funcionários dividindo espaços e interagindo presencialmente todos os dias, você deve sim alugar um espaço de trabalho. Lembrando que, seus custos serão maiores, mas provavelmente sua receita também, então isso irá ser diluído de uma forma menos dolorosa para o seu bolso.

O melhor ficou para o final

Agora, se o seu negócio possibilita que as pessoas trabalhem de onde bem entenderem, então você está no post certo!

Geralmente, profissionais autônomos, pequenos empresários e empresas de médio porte não necessitam mais de um espaço fixo de trabalho!

Se você se encaixa na categoria descrita acima, sabe que não ter um endereço comercial, um número fixo da sua empresa e até mesmo um espaço para receber seus clientes acaba tirando a credibilidade do seu negócio. E uma das coisas que todo empresário quer transparecer é o profissionalismo que sua empresa possuí.

E nós sabemos que atualmente muitas pessoas trabalham de Home Office, inclusive grandes corporações já adotaram o sistema, como a desenvolvedora da Plataforma WordPress (maior plataforma de web sites do mundo). A questão é que muitas pessoas ainda tem uma imagem “negativa” de empresas que funcionam no modelo de Home Office, isso acontece porque nosso mercado está em fase de transição e ainda não se adaptou totalmente ao novo modelo.

Para resolver isso, foi criado o serviço de Escritório Virtual, onde seu negócio poderá utilizar do endereço comercial daquele local, fotos do espaço, uma atendente para atender suas ligações e até mesmo utilização de salas privativas e de reunião com recepcionista para atender clientes e outros.

E claro, sua empresa continuará passando uma imagem profissional e terá credibilidade perante seus clientes!
Todas as vantagens que uma empresa que aluga um escritório tem, você terá pagando MUITO menos por isso.

E de quebra não terá as desvantagens que o aluguel lhe proporciona!

Deixe seu comentário abaixo e diga se nosso simulador ajudou a descobrir os gastos reais com escritório!

 



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